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A2 Office Consultoria Contábil Ltda.
**Excelência no atendimento a entidades do terceiro setor**
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3º.
Setor
CONTABILIDADE
Qual a necessidade e sua extensão, o cotidiano, a lei, as
implicações legais, formulários e outros.
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CONTABILIDADE
Qual a necessidade e sua extensão, o cotidiano, a lei, as implicações legais,
formulários e outros.
A Contabilidade é uma ciência social que estuda o Patrimônio das Entidades e
produz relatórios elaborados de maneira universal para que possa ser
universalmente interpretado;
Contexto Histórico
Em 28 de junho de 1808, a Corte Portuguesa emitiu alvará que incluía a seguinte
orientação:
“
Para que o método de escrituração e fórmulas de contabilidade da minha Real
fazenda não fique arbitrário, e sujeito à maneira de pensar de cada um dos
meus contadores gerais, comunico que sou servido a criar para o referido
Erário: ordeno que a escrituração seja a mercantil por partidas dobradas, por
ser a única seguida pelas Nações mais civilizadas, assim pela sua brevidade
para o manejo de grandes somas, como, por ser a mais clara, e a que menos
lugar dá a erros e subterfúgios, onde se esconde a malícia e a fraude dos
previcatários. “
Atualidade
Atualmente os registros contábeis são realizados em formato eletrônicos e as
informações são obtidas de forma integrada com os sistemas financeiros, de gestão,
de folha de pagamentos, entre outros.
A evolução dos sistemas de
registros contábeis evoluíram
muito nos últimos anos, tal
como ocorreu com os demais
sistemas de gerenciamentos que
uma organização precisa contar.
São softwares de gestão de folha
de pagamentos, de tributação e
escriturações fiscais, gestão
financeira, contabilidade, entre
outros.
Os registros já foram manuscritos,
datilografados, digitados,
impressos. Hoje são importados
eletronicamente, assinados
digitalmente e transmitidos em
PDF.
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LEGISLAÇÃO BRASILEIRA
CÓDIGO CIVIL
ART. 1179 - O empresário e a sociedade
empresária, entre as quais as sociedades
limitadas, são obrigadas a seguir um sistema de
contabilidade mecanizado ou não, com base na
escrituração uniforme de seus livros, em
correspondência com a documentação
respectiva;
ART. 1.180 - Além dos demais livros exigidos por
lei, é indispensável o Diário, que pode ser
substituído por fichas no caso de escrituração
mecanizada ou eletrônica. A adoção de fichas
não dispensa o uso de livro apropriado para o
lançamento do balanço patrimonial e do de
resultado econômico;
Art. 1.184. No Diário serão lançadas, com
individualização, clareza e caracterização do
documento respectivo, dia a dia, por escrita
direta ou reprodução, todas as operações
relativas ao exercício da empresa.
§ 2o -- Serão lançados no Diário o balanço
patrimonial e o de resultado econômico,
devendo ambos ser assinados por técnico
em Ciências Contábeis legalmente
habilitado e pelo empresário ou sociedade
empresária.
Art. 1.188. O balanço patrimonial deverá
exprimir, com fidelidade e clareza, a situação real
da empresa e, atendidas as peculiaridades desta,
bem como as disposições das leis especiais,
indicará, distintamente, o ativo e o passivo.
Art. 1.194. O empresário e a sociedade
empresária são obrigados a conservar em boa
guarda toda a escrituração, correspondência e
mais papéis concernentes à sua atividade,
enquanto não ocorrer prescrição ou decadência
no tocante aos atos neles consignados;
LEGISLAÇÃO TRIBUTÁRIA NACIONAL - LEI 9532/97
Consideram-se isentas do imposto de renda, as
instituições de caráter filantrópico, recreativo,
cultural e científico e as associações civis que
prestem os serviços para os quais houverem sido
instituídas e os coloquem à disposição do grupo
de pessoas a que se destinam, sem fins
lucrativos, observado o seguinte (art. 15 da lei
9532/97, incorporado ao art. 174 do RIR/99)
Para o gozo da isenção, essas instituições estão
obrigadas a atender aos seguintes requisitos:
a) Não remunerar, por qualquer forma,
seus dirigentes pelos serviços prestados;
b) Aplicar integralmente, no País, seus
recursos na manutenção dos seus
objetivos sociais;
c) Manter escrituração completa de suas
receitas e despesas em livros revestidos
de formalidades que assegurem a
respectiva exatidão; NR: (livro diário
contábil)
d) Conservar em boa ordem, pelo prazo de
cinco anos, contado da data da emissão,
os documentos que comprovem a
origem de suas receitas e a efetivação de
suas despesas, bem como a realização
de quaisquer outros atos ou operações
que venham a modificar sua situação
patrimonial;
e) Apresentar, anualmente, Declaração de
Imposto de Renda das Pessoas Jurídicas,
em conformidade com o disposto em
ato da Secretaria da Receita Federal;
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Da obrigatoriedade da
emissão de notas fiscais:
Lei federal 8.846/94 e Decreto
3.000/99 (Regulamento do Imposto de
renda).
Caracteriza omissão de receita ou de rendimentos,
inclusive ganhos de capital para efeito do imposto
sobre a renda e proventos de qualquer natureza e
das contribuições sociais, incidentes sobre o lucro
e o faturamento, a falta de emissão da nota fiscal,
recibo ou documento equivalente, no momento
da efetivação das operações a que se refere o
artigo anterior, bem como a sua emissão com valor
inferior ao da operação.
Despersonalização da
pessoa jurídica e a
confusão patrimonial
Até que ponto um diretor ou presidente de uma
associação sem fins lucrativos tem seu
patrimônio comprometido por dívidas oriundas
de eventual inadimplemento da entidade sem
fins lucrativos?
A confusão patrimonial
– Art. 50 (Código Civil).
Em caso de abuso da personalidade jurídica,
caracterizado pelo desvio de finalidade
, ou pela
confusão patrimonial, pode o juiz decidir, a
requerimento da parte, ou do Ministério Público
quando lhe couber intervir no processo, que os
efeitos de certas e determinadas relações de
obrigações sejam estendidos aos bens
particulares dos administradores ou sócios da
pessoa jurídica.
Desconsideração da Personalidade Jurídica e a
responsabilidade patrimonial do diretor de
entidade sem fins lucrativos especialmente com a
entrada em vigor da Lei 13.105 de 16/03/2015
(Código de Processo Civil) que normatizou o
instituto da desconsideração da personalidade
jurídica no aspecto processual;
q Desconsideração da personalidade em
relação aos bens dos diretores
q Independência patrimonial e
obrigacional da entidade sem fins
lucrativos
Livro Diário Contábil
Livro Diário Contábil tem a finalidade de
reproduzir todos os eventos do cotidiano da
entidade, de forma padronizada.
O livro também traz em seu conteúdo as peças
ou demonstrativos que são utilizados para
gestão ou prestação de contas.
q Balanço Patrimonial
q DRE - Demonstração do Resultado do
Exercício
q DFC - Demonstração dos Fluxos de Caixa
q DMPL – Demonstração das Mutações do
Patrimônio Líquido.
q NE – Notas Explicativas às
Demonstrações Contábeis.
Plano de Contas
Toda organização terá seu plano de contas
individualizado e ele deverá refletir as atividades
realizadas, projetos que serão executados, entre
outros.
Cada projeto que for iniciado deverá preceder a
confecção de um plano de contas para acomodar
todas as receitas e despesas com vistas as
prestações de contas.
O plano de contas deverá andar em
sintonia com o seu Relatório de
Atividades, assim como o Plano de
Ação para o exercício em curso.
Contabilidade é um instrumento
para se atingir a prestação de
contas e não pode ser confundida
com a própria prestação de contas.
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Características do plano de
contas.
1. Nome do projeto contratado (caso haja).
2. Tipo de Despesas que são permitidas
dentro de cada projeto.
3. Peculiaridades de receitas e despesas.
o Receitas de Aplicação Financeira
poderão ser utilizadas no
desenvolvimento do projeto ou
serão devolvidas?
o Despesas bancárias são aceitas no
projeto?
o Alguma despesa tem nome especial?
Ø Pedagógicos
o Alguma restrição a gastos?
o Os bens adquiridos serão mantidos
em imobilizado? Por quanto tempo?
o Bens adquiridos para uso de terceiros
(beneficiários de Assistência Social)
qual a conduta?
o Qual o percentual de gastos aceitável
com recursos humanos?
o Poderão ser realizadas as provisões?
o Serão mantidas contas bancárias das
provisões? Qual a periodicidade de
ajuste das contas de provisões?
Que documentos enviar
para a contabilidade
Deverão ser enviados para a contabilidade todos
os documentos que deram ensejo a
movimentação financeira, econômica ou
patrimonial, tais como:
q Contratos, convênios e similares
q Notas Fiscais, Cupons, SAT, TEF, etc
q Recibos de quitações e Duplicatas.
q Comprovantes bancários
q Relatórios de Atividades
q Comprovantes de voluntariado
q Prestações de contas em geral.
Contratos, convênios e
similares
Antes da celebração de convênio público já
deverá ser providenciada a adequação do plano
de contas e relatórios, em atendimento aos
contratos que estarão ingressando.
Notas Fiscais, Cupons,
SAT
Todas as notas fiscais deverão estar nominais a
organização.
Cupons Fiscais e SAT deverão estar com o CNPJ
da entidade e só serão aceitos em casos em que
não seja possível a emissão da nota fiscal
(DANFE).
Toda nota fiscal vinculada a convênio público
deverá contar no histórico com o número do
convênio, órgão vinculante e data de liquidação.
Atenção: A lei pressupõe que todos
fornecedores apresentarem um cadastro antes
do fornecimento dos produtos ou serviços e,
portanto todos os documentos foram conferidos
e validados, tornando a organização co-
responsável pelos documentos fiscais
apresentados.
Por conta disso recomenda-se que seja verificada
a regularidade do documento fiscal apresentado
nos órgãos competentes, a saber:
No site da A2 Office há um atalho para os sites
públicos de validação dos documentos. Acesse
www.a2office.com.br
na abautilidades.
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CASO NÃO TENHA SIDO POSSÍVEL COLOCAR AS INFORMAÇÕES, USE UM CARIMBO.
Dados da
organização
conveniada
Espaço de observações
destinado a descrever
os dados do convênio
público ou no corpo da
nota fiscal
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OS DADOS DA
ORGANIZAÇÃO
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O documento a seguir não é aceito para comprovar a prestação de serviços nem a aquisição de bens.
Para todos os serviços deverá ser utilizado nota fiscal de serviços, eletrônica, emitida pelo site oficial da
prefeitura.
Atenção: Há casos em que não é possível fazer a emissão instantânea e o prestador fornece um RPS
(Recibo de Prestação de Serviços), com a emissão de Nota Eletrônica posterior e isto é valido.
No histórico da
nota fiscal deverá
constar o número
do convênio, o
ente conveniado,
o nome do projeto
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Entidades do Terceiro Setor
Tratamento legal da Entrada e Saída de recursos
A Receita Federal trata as entidades do terceiro setor como isentas de imposto de renda,
contribuição social sobre o lucro líquido e PIS sobre o Faturamento, sem que seja
necessário adotar qualquer forma de requerimento ou cadastro prévio, bastando apenas
que siga os preceitos que estão em algumas regras legais, a saber:
LEI Nº 9.532, DE 10 DE DEZEMBRO DE 1997.
Art. 15. Consideram-se isentas as instituições de caráter filantrópico, recreativo, cultural e
científico e as associações civis que prestem os serviços para os quais houverem sido
instituídas e os coloquem à disposição do grupo de pessoas a que se destinam, sem fins
lucrativos, estando obrigadas a atender aos seguintes requisitos:
a) não remunerar, por qualquer forma, seus dirigentes pelos serviços prestados, exceto no caso de
associações, fundações ou organizações da sociedade civil, sem fins lucrativos, cujos dirigentes
poderão ser remunerados, desde que atuem efetivamente na gestão executiva
e desde que
cumpridos os requisitos previstos nos arts. 3o e 16 da Lei no 9.790, de 23 de março de 1999,
respeitados como limites máximos os valores praticados pelo mercado na região correspondente à
sua área de atuação, devendo seu valor ser fixado pelo órgão de deliberação superior da entidade,
registrado em ata, com comunicação ao Ministério Público, no caso das fundações; (Redação dada
pela Lei nº 13.204, de 2015)
b) aplicar integralmente seus recursos na manutenção e desenvolvimento dos seus objetivos sociais;
c) manter escrituração completa de suas receitas e despesas em livros revestidos das formalidades
que assegurem a respectiva exatidão;
d) conservar em boa ordem, pelo prazo de cinco anos, contado da data da emissão, os documentos
que comprovem a origem de suas receitas e a efetivação de suas despesas, bem assim a realização de
quaisquer outros atos ou operações que venham a modificar sua situação patrimonial;
e) apresentar, anualmente, Declaração de Rendimentos, em conformidade com o disposto em ato da
Secretaria da Receita Federal;
§ 3° Considera-se entidade sem fins lucrativos a que não apresente superávit em suas contas ou, caso
o apresente em determinado exercício, destine referido resultado, integralmente, à manutenção e ao
desenvolvimento dos seus objetivos sociais.
“Para as entidades não há restrição a entrada de recursos,
mas sim quanto a saída deles.”
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Extratos bancários
devem sempre ser
consolidados e
apresentados
juntamente com os de
aplicação financeira.
Retenções de Impostos
Retenção de impostos foi uma maneira que o Governo encontrou para diminuir a
sonegação de impostos.
Com esta medida, ele obriga quem
contratou um serviço, a reter parte
dos impostos devidos pelo
fornecedor, através de desconto do
total a pagar pelo serviço;
Desta forma ele passa para o
contratante algumas obrigações
extras, pois além da imposição de
reter e recolher um imposto,
também haverá uma série de obrigações acessórias a serem cumpridas.
A lista de impostos que podem ser retidos compreende o ISS, o INSS, Imposto de Renda,
Pis, Cofins, e a Contribuição Social sobre o Lucro;
As obrigações acessórias impostas aos tomadores de serviços envolvem apresentar os
seguintes informes: a DCTF, a DIRF, a NFST e GFIP.
Devido a complexidade deste assunto, as notas fiscais de serviços devem ser submetidas a
consulta no Departamento Fiscal, antes da sua aceitação e pagamento.
Exceções para uso de recibos
Os recibos são aceitos quando se tratar de pagamento de aluguel, taxi, locação de bens em
geral.
Comprovantes bancários & extratos.
Os extratos bancários são a espinha dorsal das prestações de contas, por
meio do extrato que a contabilidade se orientará e confrontará os
resultados, portanto deverá existir um controle que permita
identificar cada valor lançado no extrato.
Quando existir convênio público será obrigatório a abertura de
uma conta bancária para cada projeto e os extratos serão
apresentados para prestação de contas e análise dos tribunais de
contas.
deixa de ser considerado como
imposto atrasado, passando a ser
encarado como CRIME de
apropriação indébita, previsto no
código penal.
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Na contratação de serviços deve se tomar
precauções, tais como:
1) Dentro das possibilidades, montar um
cadastro do fornecedor. (coletar
informações peculiares).
2) Verificar se o prestador de serviços está
regular com suas inscrições (CNPJ ativo);
3) Se o código de serviço utilizado na nota
fiscal tem a ver com o que ele está se
propondo a prestar de serviços;
4) Se os dados elementares, tais como
razão social, endereço estão em
conformidade com a proposta de
serviços/orçamento previamente
aprovados.
5) Se seus cadastros estão inscritos no
Simples Nacional, MEI, ou que tenham
tributação Normal (convencional).
a. Este item determinará a
quantidade de retenções
necessárias.
b. Se ele tem certidão negativa de
FGTS.
Convênio Público –
situações especiais
q Toda movimentação deve ser realizada
pela conta corrente do convênio.
q Todo recurso deve ser mantido em
aplicação financeira sob pena de o
Tribunal de Contas exigir que haja
indenização.
q Verificar se o seu convênio autoriza as
despesas que estão ocorrendo.
q Nunca gaste recurso do convênio com
situações que não sejam do convênio.
Como proceder quando
não há recurso público e
precisamos pagar
fornecedores, salários ou
contas?
q Se a organização tiver outra fonte de
recursos, como proceder?
Transfira a totalidade dos recursos necessários
para a conta de convênio e depois faça os
pagamentos necessários.
Quando o convênio disponibilizar o seu recurso,
devolva-o como se fosse um estorno, ou seja, da
mesma forma que veio, faça um débito e leve o
recurso embora.
q Se a organização não tiver outra fonte
de recursos, como proceder?
A lei 13.019 determina que os acréscimos
provocados pelo atraso na liberação de recursos
por parte do ente público, faz admitir que todos
os acréscimos serão pagos pelo convênio.
Pagamento de verbas
trabalhistas.
As verbas trabalhistas devem ser pagas nos
seguintes termos:
q Salários
o até 5º. Dia útil de cada mês
(conta-se inclusive o sábado).
q Rescisões de Contrato de Trabalho
o Até 10º. Dia quando houver
aviso prévio indenizado ou no
dia seguinte quando o aviso for
cumprido.
q Pagamentos devem ocorrer mediante
depósito em conta bancária do
favorecido.
É proibido por lei celebrar contrato
com empresa que esteja em débito
para com o FGTS
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Relatório de Atividades.
O Relatório de atividades é uma peça
fundamental a qualquer entidade de
terceiro setor. Nele são registrados todos
os eventos em que a organização tenha
se envolvido durante o ano.
Será apresentado nas assembléias de
associados, em reuniões de diretoria, aos
órgãos públicos quando envolvidos em
projetos ou parcerias públicas e nas
peças contábeis, além dos materiais de
captação de recursos.
Principais tópicos a constar do relatório:
Quantas pessoas foram beneficiadas
com as ações que sua organização
desenvolveu?
Os beneficiários pagaram algum valor?
Sua organização contou com voluntários
atuando no projeto?
Houve financiamento público?
Ocorreram doações ao projeto?
Plano de ação para o exercício.
Trata-se de um relatório que descreverá
as principais ações que se pretenda
desenvolver no exercício em curso.
Este documento será fundamental para
captação de recursos e para os projetos
públicos em geral.
Voluntariado.
O voluntariado que atuará no
desenvolvimento das ações da
organização deverá preencher o termo
de voluntariado para mantê-lo
legalmente prestando os serviços, uma
vez que ele não é funcionário.
Deverá ser descrito as ações que ele
desenvolverá e o seu horário de
trabalho;
A organização deverá fazer uma lista dos
voluntários que atuaram em cada
projeto, descrevendo o custo dos
serviços prestados por cada voluntário,
caso eles tivessem de ser
pagos/contratados no mercado.
Esta lista deverá ter a anuência do seu
contador que também fará registros
contábeis desse voluntariado.
O escritório contábil A2 Office é especializado no atendimento a
entidades do terceiro setor (associações sem fins lucrativos, OSCIP,
OSS, Fundações e Templos) e detém o notório saber das rotinas e
das práticas legais de entidades sem fins lucrativos.
Desenvolvendo serviços de contabilidade e regularização fiscal,
orientação sobre projetos e captação de recursos, além de serviços
de departamento de pessoal e, atuando em todo o território
nacional
A2 Office Consultoria Contábil Ltda.
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