Entidade
sem fins
lucrativos
Estatuto Social
Trata-se da espinha dorsal de uma
organização, ele tratará de informar a
todos, quais são os objetivos sociais,
quais os direitos e deveres dos
associados, quais os procedimentos
para abertura de liais, prestações de
contas, aprovações, quem tem poderes
para cada ato, qual o mandato de
cada diretoria, como é eleita, caçada,
responsabilidades, etc.
É feito em três vias com a supervisão
de um advogado e após o registro,
o cartório retém uma via e libera
as outras duas, sendo que uma
delas cará na contabilidade para
o desenvolvimento das atividades
burocráticas e o relacionamento
com os órgãos públicos.
Ata de Fundação
A Ata de Fundação é o documento
ocial que dará a partida para o
nascimento da organização, bem
como nela é que aparecerão os
diretores pela primeira vez, com toda
qualicação;
Este documento também é elaborado
em três vias com a supervisão de um
advogado e, do mesmo modo que
o Estatuto Social, o cartório libera
duas vias, sendo que uma cará na
contabilidade como acervo para ns
burocráticos e apenas uma cará de
posse da associação.
Ata de Assembléia
Geral Extraordinária
Em alguns casos em que após a
constituição, foi necessário mudar
endereço ou diretoria ou ainda
algum dos requisitos importantes
da associação, vocês se reuniram em
assembléia e tomaram as decisões
necessárias. Este ato foi registrado
em uma ATA que também teve o
mesmo destino do Estatuto e a Ata de
fundação, ou seja, levado a registro no
cartório e órgãos públicos em geral.
Também foi elaborado em três vias
com a assistência de um advogado
e após passar por todos os órgãos,
restou uma via para seu controle e
uma para a contabilidade.
E agora?
Este material pretende trazer uma breve
orientação sobre os procedimentos que
uma organização sem fins lucrativos
deve seguir quando estiver constituída.
Arquivamento
Pasta de Atas
Recomenda-se que todas as Atas,
Estatutos, lista de presença, Termo
de Posse e demais itens legais desta
natureza sejam guardados em uma
pasta catálogo (aquelas que vem com
sacos plásticos).
Periodicamente serão realizados
reuniões de diretoria que também
gerarão uma ATA que será guardada
nesta pasta.
Anualmente as Atas de assembléia
também seguirão o mesmo destino.
Algumas entidades usam do
expediente de adquirir um livro de
atas e “colar” sequencialmente todas
as atas e documentos e isto também é
válido.
Pasta de Licenciamentos
Nesta pasta, recomenda-se que sejam
guardados os documentos relativos aos
licenciamentos mais importantes e que
poderão ser pedidos constantemente,
entre os quais destacamos:
Cartão de CNPJ
Cartão de CCM (Inscrição Municipal)
Ficha de Inscrição Estadual*
Alvará de Funcionamento
AVCB – auto de Vistoria do Corpo de
Bombeiros
CADAN – Cadastro de Licenciamentos
de Anúncios*
Material da Vigilância Sanitária*
Alvará de funcionamento de
elevadores.*
* Só existirão nos casos especícos.
Todos estes materiais possuem cópia no sistema
eletrônico de arquivamento da A2 Oce e pode ser
acessado diretamente no site.
Movimentação
Trabalhista
Para cada empregado ativo,
recomendamos que seja aberto
uma pasta suspensa para manter o
arquivamento de tudo que se relacione
a ele durante o período em que estiver
prestando serviços.
Quando o empregado deixar o
quadro de pessoal, seus documentos
que estavam na pasta deverão ser
transferidos para uma Caixa de Arquivo
Morto, preferencialmente separados em
“sacos plásticos – A4 ou Ofício”.
Para os voluntários, pode-se criar
pastas para arquivamento dos termos
de voluntariado, chas de presença,
entre outros, personalizados
conforme cada projeto em
que eles atuaram.
Antes de arquivar o documento
passe-o por um scanner e
salve-o em seu computador.
Todos os documentos deverão
ser digitalizados.
Movimentação
nanceira e comercial
Toda movimentação nanceira e
comercial deverá ser arquivada com a
seguinte característica.
a) Orçamentos (quando for o caso)
b) Notas scais
c) Comprovante de origem do recurso e
pagamentos
Por exemplo, será arquivada a conta
de luz com a respectiva cópia de
cheque. A compra de materiais
com a cópia de cheque ou
um lembrete informando
a origem do recurso
utilizado no pagamento.
Material de impostos
Para os impostos recomendamos que
sejam abertos pastas especícas para
cada um, na seguinte estrutura:
Pasta para arquivamento de GPS
Pasta para arquivamento de GFIP
Pasta para arquivamento de DARF de
PIS.
Pasta para arquivamento de DARF de
Folha.
Pasta para arquivamento de Guias de
Sindicatos de Empregados.
Pasta para arquivamento da RAIS.
Pasta para arquivamento de DARF de
impostos retidos de notas scais de
serviços;
Pasta para arquivamento de DARM
(Prefeitura).
Pasta para arquivamento das taxas de
licenciamento (TFE, TFA, etc).
Pasta para arquivamento de
obrigações acessórias, tais como:
EFD, ECF, entre outros.
Projetos
Os projetos são a alma da associação
pois em assembléia foram
determinados os rumos que a entidade
deveria tomar, bem como as formas de
nanciamentos entre outros detalhes.
Ao longo da vida poderão ocorrer
diversos projetos para atendimento dos
objetivos sociais em conjunto com os
anseios dos grupos que constituíram ou
mantém a associação.
Desta forma, para cada projeto que
entre em funcionamento, recomenda-
se que exista um conjunto de pastas
especícas que mantenha a salvo os
seus principais elementos.
Uma associação sem fins lucrativos
pode receber recursos por doações,
pela prestação de serviços descrita em
seu objetivo social, pela produção ou
comercialização de algo que também
esteja previsto e pelo exercício de
algum projeto.
Prestação de serviços
Quando prestar serviços em que o
usuário pague por eles, será obrigatória
a emissão das respectivas notas scais
eletrônicas.
Do mesmo modo, quando prestar
serviços por meio de convênio público,
a emissão das notas scais é um ato
obrigatório.
Vendas
Quando comercializar algo, tal como
livros, deverá emitir notas scais de
vendas ou cupom scal devidamente
autorizado pela Secretaria da Fazenda.
Funcionamento
Recebimento de doações
Para as doações o instrumento
adequado é o recibo que deverá ser
feito em duas vias, sendo a primeira
para o doador e a segunda para a
contabilidade e o arquivo.
No caso das doações também poderá
ser realizado o depósito bancário, o
boleto de cobrança e o débito em cartão
de crédito e de débito.
Não há emissão de notas scais para
receber doações de dinheiro.
As empresas quando doam produtos
de sua produção ou comercialização,
fazem uma nota scal para acompanhar
o produto.
Um alerta de grande importância ca por
conta de tomar cuidado com a procedência
dos itens que estão sendo doados para
evitar a entrada de produtos ilícitos ou
de procedência duvidosa (roubados ou
contrabandeados).
Recomenda-se ainda que seja adotado um
critério de registrar os dados dos doadores
com vistas a evitar dissabores com a justiça
criminal.
Emitir notas scais não signica
necessariamente pagar impostos, mas sim
um ato de cidadania e respeito. A emissão é
obrigatória, conforme lei federal 8.846/94.
IMPOSTO DE RENDA E A
CONTRIBUIÇÃO SOCIAL
SOBRE O LUCRO LÍQUIDO
As associações carão isentas,
automaticamente, do Imposto de
Renda e a Contribuição Social sobre o
Lucro quando cumprir com o previsto
no artigo 174 do Decreto 3.000/99
(Regulamento do Imposto de Renda),
como segue:
a) Não remunerar, por qualquer forma,
seus dirigentes pelos serviços prestados.
b) Aplicar integralmente seus recursos
na manutenção e desenvolvimento dos
seus objetivos sociais.
c) Manter escrituração completa de
suas receitas e despesas em livros
revestidos das formalidades que
assegurem a respectiva exatidão.
d) Conservar em boa ordem, pelo
prazo de cinco anos, contado da
data da emissão, os documentos que
comprovem a origem de suas receitas
e a efetivação de suas despesas, bem
assim a realização de quaisquer outros
atos ou operações que venham a
modicar sua situação patrimonial.
e) Apresentar, anualmente, Declaração
de Rendimentos, em conformidade
com o disposto em ato da Secretaria da
Receita Federal.
Impostos
Os principais impostos existentes são:
Imposto de Renda
Contribuição Social
sobre o Lucro
PIS
Cons
ICMS
ITCMD
ISS
Trabalhistas
PIS
O PIS incide à alíquota de 1% do total da
folha de salários de qualquer organização,
exceto as que possuírem CEBAS.
COFINS
A COFINS, por ser considerada uma
Contribuição ao invés de imposto, não
possui isenção e incide à alíquota de 7,6%
sobre das receitas obtidas com a prestação
de serviços ou vendas.
A incidência deste imposto é controverso e
diversas associações já ganharam o direito de
não recolhê-la. Procure a contabilidade e leve o
assunto a uma assembléia para determinar se
sua entidade vai pagar ou não.
Entidades que possuem CEBAS não recolhem
este imposto
ICMS
O ICMS incide exclusivamente sobre o
valor da vendas de mercadorias. Só se
paga, se houver vendas.
ITCMD
O ITCMD incide sobre as doações
recebidas. No Estado de São Paulo
a alíquota é de 4% sobre as doações
recebidas que excederem a 2.500 UFESP
(unidades scais do Estado) no ano, por
CPF ou CNPJ.
É possível requerer isenção deste imposto.
Veja os critérios com a contabilidade.
As entidades que possuem CEBAS não
recolhem este imposto, mas precisam requerer
o reconhecimento desta imunidade tributária.
ISS
O ISS incide sobre os serviços prestados
e sua alíquota é determinada pela
Prefeitura.
É possível requerer isenção deste imposto.
Veja os critérios com a contabilidade.
As entidades que possuem CEBAS não
recolhem este imposto, mas precisam requerer
o reconhecimento desta imunidade tributária.
TRABALHISTAS
O Principal imposto trabalhista é o
INSS – Previdência Social, do qual não
há isenção, fazendo com que todas as
entidades recolham, porém as entidades
que possuem CEBAS, deixam de
recolher, por ser considerado imunidade
tributária.
Ministério da Fazenda • Secretaria da Receita Federal
Superintendência Regional da Receita Federal
8ª Região Fiscal • Solução de Consulta nº 89 de 3 de abril
de 2001
ASSUNTO: Contribuição para o Financiamento
da Seguridade Social - Cons
EMENTA: Isenções. Associações Sem Fins Lucrativos. De
acordo com o art. 14, X c/c art. 13, IV, da Medida Provi-
sória nº 1.858-6/1999, (atualmente Medida Provisória nº
2.113-29, de 27/03/2001), a partir de 1º de fevereiro de
1999, são isentas da Contribuição para o Financiamento
da Seguridade Social - Cons as receitas das associa-
ções sem ns lucrativos a que se refere o art. 15 da Lei
nº 9.532/1997, relativas a suas atividades próprias, assim
entendidas suas receitas típicas, como as contribuições,
doações e anuidades ou mensalidades de seus associa-
dos e mantenedores, destinadas ao custeio e manuten-
ção da instituição e execução de seus objetivos estatu-
tários, mas que não tenham cunho contraprestacional.
O benefício em questão não se aplica a receitas que
auram, as quais não atendam a tal critério, decorrentes
de atividades que desempenhem comuns às dos agen-
tes econômicos, notadamente as de caráter contrapres-
tacional, como a venda de mercadorias e prestação de
serviços, inclusive as receitas de matrículas e mensalida-
des de cursos ministrados pelas entidades educacionais,
ainda que destinados exclusivamente a seus associados
e sem a nalidade de obtenção de lucro.
Os extratos
bancários
serão a base
do trabalho
Participação da
contabilidade
Em atendimento à legislação
brasileira, todas as pessoas jurídicas
que possuírem CNPJ são obrigadas a
manter escrituração contábil de suas
atividades operacionais, nanceiras e
patrimoniais. (§ 2º. do artigo 44 e artigo
1.179 – lei federal 10.406/02);
Dessa escrituração técnica (artigo
1183 e 1184 da lei 10.406/02)
resultará um livro denominado “Livro
Diário Contábil”, (artigo 1180 da lei
10.406/02), que conterá também o
Balanço Patrimonial, a Demonstração
de Resultados, além de outras
peças técnicas e a Nota Explicativa
que descreverá a forma como sua
organização vive, trata seus projetos,
seus atendimentos, suas fontes de
recursos, suas gratuidades, doações, etc;
São dois momentos em que o
envolvimento da contabilidade se
faz presente, sendo o primeiro por
ocasião do planejamento das ações,
dos levantamentos de custos para
elaboração dos projetos e dos planos de
ação.
A segunda etapa é a mais corriqueira
e conhecida, pois envolve levar para
a contabilidade todos os documentos
que deram origem aos
seus projetos, tais como:
contratos, convênios e
termos de doação, bem
como os extratos bancários,
de aplicações nanceiras,
além das notas, cupons e
recibos que envolvam o dia a dia.
Com os projetos em andamento, todos
os gastos incorridos precisarão estar
munidos de documentação scal* e
explicação da origem dos recursos,
ou seja, qual a rubrica está vinculada,
quem autorizou este gasto e qual a sua
nalidade.
*Tudo em nome da Organização com destaque
para o nome do projeto, do nanciador e o número
do convênio/contrato.
Recomenda-se que, antes de iniciar
o envio de materiais, seja feita uma
reunião com os prossionais da
contabilidade para ajustar a melhor
nomenclatura dos planos de contas
que serão empregados nos livros da
organização.
Cada rubrica que estiver em seu
plano de trabalho precisará de
acompanhamento da contabilidade que
vinculará a respectiva nota scal com
o gasto.
Notas Fiscais, Cupons scais,
Notas de Débito, Recibo de locação,
contratos de mútuo, relatório de
doadores esclarecendo cada tipo
de doação, notas scais de doação,
relatórios de despesas, relatório do
voluntariado e seus comprovantes,
guias pagas em geral.
Tendo em vista que a contabilidade vai
registrar tudo o que ocorreu durante
o período, recomenda-se que seja
enviado o relatório de atividades com a
maior brevidade possível.
A falta de registros contábeis,
além de descumprimento da lei,
deixa a organização vulnerável a
ilações sobre lavagem de dinheiro,
receptação, corrupção, entre outros.
(COAF – Ministério Público e
Receita Federal)
Os documentos scais
deverão ser guardados por
10 anos e como formas de
proteção da integridade
dos materiais deverão
passar por um scanner para
arquivamento eletrônico.
A A2 Oce, oferece aos
seus clientes uma área de
arquivamento de documentos
exclusiva, onde haverá
reservado uma área especíca
à guarda, separadamente para
cada projeto.
Com esta medida, todo
material continua protegido
na sede da organização
e o manuseio por parte
dos usuários será na cópia
eletrônica.
Como tratar os
comprovantes
Após salvar os
documentos,
classique-os
para serem
mais facilmente
encontrados no
futuro.
Certicado Digital
O certicado digital é peça obrigatória
para que a entidade consiga apresentar
suas contas para o setor público.
Ele é adquirido em órgãos ociais,
onde recomendamos as seguintes
características:
Certicado e-CNPJ – A1 com
validade de um ano, cuja serventia
estará vinculada a autorizar a Caixa
Econômica Federal (FGTS) receber
informações do portador deste
certicado, bem como da Receita
Federal e da Prefeitura, além do
Ministério do Trabalho emitir
formulários do Seguro Desemprego aos
funcionários demitidos da associação.
Certicado e-CPF – A3 com validade
de três anos, emitido em nome do
Presidente, cuja nalidade é colocar
sua assinatura pessoal o livro diário
contábil que será entregue para a
Receita Federal anualmente.
Recomendações
Endereço de Internet
Reserve o “endereço” de internet
para sua organização. O Governo
lhe franquia o direito de reservar um
endereço virtual com a extensão
“org.br”. Acesse http://registro.br
Site de Internet
O site de internet é a forma pelo qual
você abre a porta para o mundo,
informa o que faz, capta recursos e
presta contas.
Para as entidades que se envolverem
recursos públicos, por meio de termos
de fomento, convênios, entre outros, a
lei determina que seja dado publicidade
às operações públicas por meio de
divulgação no site da entidade que
estiver operando o projeto público.
Regulamento
de Compras,
Contratações e
Serviços
Este regulamento é exigido quando
uma entidade participa de projetos
públicos. Nele estará previsto quais os
critérios para contratação de pessoal,
para compras. Qual a autonomia de
cada dirigente para fazer compras, onde
pode realizar cada tipo de compras, se
para a compra é necessário algum tipo
de orçamento, licitação, etc.
Conta bancária
A conta corrente bancária é uma das
formas que as entidades conseguem
dar autonomia e facilitar a entrada de
recursos (cobranças).
Normalmente os projetos, quando
vultosos ou que tenham parceiro
público requerem que sejam abertos
quantas contas forem necessário, sendo
uma para cada projeto.
Cartões de
Crédito ou Débito
Os cartões de crédito ou débito são
permitidos para as entidades, com uma
atenção e cuidado especial:
Ainda que os pagamentos estejam
identicando a origem na fatura, não
é dispensado a apresentação de nota
scal de cada gasto.
E-mail
A operacionalização dos emails, passa
despercebida ao longo do tempo, onde
a associação constrói sua imagem,
deixando para os futuros doadores,
email com a cara de provedor público.
Por motivos alheios a vontade,
ocorrerão mudanças, de provedor,
de colaborador (associado) e, desta
forma será perdido todo o trabalho de
contato. Por isso recomendamos que
se personalize emails com o nome da
organização.
adm@suaorganização.org.br
colabore@suaorganização.org.br
diretoria@suaorganização.org.br
Atente que o endereço não deve ter o “COM”,
mas sim o “ORG” para demonstrar que é
entidade não comercial.
Regimento Interno
O Regimento Interno é uma das peças
primordiais do funcionamento da
organização. Nele estarão previstos as
principais formas de funcionamento:
Que horas que inicia cada tarefa, quem
faz o que, quem responde a quem, etc.
Quanto será a mensalidade ou anuidade
dos associados, onde ele paga, como ele
deve se comportar, etc
Para este trabalho é necessário que
a equipe de trabalho rascunhe todos
estes elementos para posteriormente
ser colocado num formato que todos
possam tomar conhecimento.
Anualmente é obrigatória a realização
de uma assembléia de prestação de
contas. Ela deverá acontecer sempre
num dos quatro primeiros meses do
ano.
A pauta é ordinária e tem como
objetivo tomar as contas da diretoria,
avaliar o relatório de atividades e
aprovar o planejamento das ações para
o próximo ano.
Obrigações
Balanço Patrimonial
Demonstração do Resultado do
Exercício
Demonstração dos Fluxos de Caixa
Demonstração da Mutação do
Patrimônio Líquido
Notas Explicativas às demonstrações
contábeis.
Certidão Negativa de INSS e FGTS
Relatório de Atividades do Exercício
Anterior
Plano de trabalho para o exercício em
curso.
Alguns dos licenciamentos que cam ao encargo da
associação precisam de atenção para sua renovação,
tal como exemplo:
Título de Utilidade Pública
Isenção de Impostos Municipais
Isenção de Imposto sobre doações
Licença de uso de Internet (nic.br)
Renovação do provedor de internet
Renovação do certicado digital
Prazo de eleição de diretoria.
Alvarás de bombeiros, extintores de incêndio
Renovação de Conselho regional
Renovação de Seguros
Renovações
de registros e
certicações
Todos os serviços de
renovação não estão
inclusos nos contratos de
prestação de serviços, mas
poderão ser encomendados
separadamente à
contabilidade.
O escritório contábil A2 Oce é
especializado no atendimento a entidades
do terceiro setor (associações sem ns
lucrativos, OSCIP, OSS, Fundações e
Templos) e detém o notório saber das
rotinas e das práticas legais de entidades
sem ns lucrativos.
Desenvolvendo serviços de contabilidade
e regularização scal, orientação sobre
projetos e captação de recursos, além de
serviços de departamento pessoal, não
importando o tamanho da entidade e,
atuando em todo território nacional.
Aguardamos o seu contato!
A2 Oce Consultoria Contábil Ltda.
Rua Apucarana, 759 • Tatuapé
CEP 03311-000 • São Paulo • Brasil
PABX (11) 2095-2088
email: contador@a2oce.com.br
www.a2office.com.br
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