Entidade
sem fins
lucrativos
Estatuto Social
Trata-se da espinha dorsal de uma
organização, ele tratará de informar a
todos, quais são os objetivos sociais,
quais os direitos e deveres dos
associados, quais os procedimentos
para abertura de liais, prestações de
contas, aprovações, quem tem poderes
para cada ato, qual o mandato de
cada diretoria, como é eleita, caçada,
responsabilidades, etc.
É feito em três vias com a supervisão
de um advogado e após o registro,
o cartório retém uma via e libera
as outras duas, sendo que uma
delas cará na contabilidade para
o desenvolvimento das atividades
burocráticas e o relacionamento
com os órgãos públicos.
Ata de Fundação
A Ata de Fundação é o documento
ocial que dará a partida para o
nascimento da organização, bem
como nela é que aparecerão os
diretores pela primeira vez, com toda
qualicação;
Este documento também é elaborado
em três vias com a supervisão de um
advogado e, do mesmo modo que
o Estatuto Social, o cartório libera
duas vias, sendo que uma cará na
contabilidade como acervo para ns
burocráticos e apenas uma cará de
posse da associação.
Ata de Assembléia
Geral Extraordinária
Em alguns casos em que após a
constituição, foi necessário mudar
endereço ou diretoria ou ainda
algum dos requisitos importantes
da associação, vocês se reuniram em
assembléia e tomaram as decisões
necessárias. Este ato foi registrado
em uma ATA que também teve o
mesmo destino do Estatuto e a Ata de
fundação, ou seja, levado a registro no
cartório e órgãos públicos em geral.
Também foi elaborado em três vias
com a assistência de um advogado
e após passar por todos os órgãos,
restou uma via para seu controle e
uma para a contabilidade.
E agora?
Este material pretende trazer uma breve
orientação sobre os procedimentos que
uma organização sem fins lucrativos
deve seguir quando estiver constituída.
Arquivamento
Pasta de Atas
Recomenda-se que todas as Atas,
Estatutos, lista de presença, Termo
de Posse e demais itens legais desta
natureza sejam guardados em uma
pasta catálogo (aquelas que vem com
sacos plásticos).
Periodicamente serão realizados
reuniões de diretoria que também
gerarão uma ATA que será guardada
nesta pasta.
Anualmente as Atas de assembléia
também seguirão o mesmo destino.
Algumas entidades usam do
expediente de adquirir um livro de
atas e “colar” sequencialmente todas
as atas e documentos e isto também é
válido.
Pasta de Licenciamentos
Nesta pasta, recomenda-se que sejam
guardados os documentos relativos aos
licenciamentos mais importantes e que
poderão ser pedidos constantemente,
entre os quais destacamos:
Cartão de CNPJ
Cartão de CCM (Inscrição Municipal)
Ficha de Inscrição Estadual*
Alvará de Funcionamento
AVCB – auto de Vistoria do Corpo de
Bombeiros
CADAN – Cadastro de Licenciamentos
de Anúncios*
Material da Vigilância Sanitária*
Alvará de funcionamento de
elevadores.*
* Só existirão nos casos especícos.
Todos estes materiais possuem cópia no sistema
eletrônico de arquivamento da A2 Oce e pode ser
acessado diretamente no site.
Movimentação
Trabalhista
Para cada empregado ativo,
recomendamos que seja aberto
uma pasta suspensa para manter o
arquivamento de tudo que se relacione
a ele durante o período em que estiver
prestando serviços.
Quando o empregado deixar o
quadro de pessoal, seus documentos
que estavam na pasta deverão ser
transferidos para uma Caixa de Arquivo
Morto, preferencialmente separados em
sacos plásticos – A4 ou Ofício.
Para os voluntários, pode-se criar
pastas para arquivamento dos termos
de voluntariado, chas de presença,
entre outros, personalizados
conforme cada projeto em
que eles atuaram.
Antes de arquivar o documento
passe-o por um scanner e
salve-o em seu computador.
Todos os documentos deverão
ser digitalizados.
Movimentação
nanceira e comercial
Toda movimentação nanceira e
comercial deverá ser arquivada com a
seguinte característica.
a) Orçamentos (quando for o caso)
b) Notas scais
c) Comprovante de origem do recurso e
pagamentos
Por exemplo, será arquivada a conta
de luz com a respectiva cópia de
cheque. A compra de materiais
com a cópia de cheque ou
um lembrete informando
a origem do recurso
utilizado no pagamento.
Material de impostos
Para os impostos recomendamos que
sejam abertos pastas especícas para
cada um, na seguinte estrutura:
Pasta para arquivamento de GPS
Pasta para arquivamento de GFIP
Pasta para arquivamento de DARF de
PIS.
Pasta para arquivamento de DARF de
Folha.
Pasta para arquivamento de Guias de
Sindicatos de Empregados.
Pasta para arquivamento da RAIS.
Pasta para arquivamento de DARF de
impostos retidos de notas scais de
serviços;
Pasta para arquivamento de DARM
(Prefeitura).
Pasta para arquivamento das taxas de
licenciamento (TFE, TFA, etc).
Pasta para arquivamento de
obrigações acessórias, tais como:
EFD, ECF, entre outros.
Projetos
Os projetos são a alma da associação
pois em assembléia foram
determinados os rumos que a entidade
deveria tomar, bem como as formas de
nanciamentos entre outros detalhes.
Ao longo da vida poderão ocorrer
diversos projetos para atendimento dos
objetivos sociais em conjunto com os
anseios dos grupos que constituíram ou
mantém a associação.
Desta forma, para cada projeto que
entre em funcionamento, recomenda-
se que exista um conjunto de pastas
especícas que mantenha a salvo os
seus principais elementos.
Uma associação sem fins lucrativos
pode receber recursos por doações,
pela prestação de serviços descrita em
seu objetivo social, pela produção ou
comercialização de algo que também
esteja previsto e pelo exercício de
algum projeto.
Prestação de serviços
Quando prestar serviços em que o
usuário pague por eles, será obrigatória
a emissão das respectivas notas scais
eletrônicas.
Do mesmo modo, quando prestar
serviços por meio de convênio público,
a emissão das notas scais é um ato
obrigatório.
Vendas
Quando comercializar algo, tal como
livros, deverá emitir notas scais de
vendas ou cupom scal devidamente
autorizado pela Secretaria da Fazenda.
Funcionamento
Recebimento de doações
Para as doações o instrumento
adequado é o recibo que deverá ser
feito em duas vias, sendo a primeira
para o doador e a segunda para a
contabilidade e o arquivo.
No caso das doações também poderá
ser realizado o depósito bancário, o
boleto de cobrança e o débito em cartão
de crédito e de débito.
Não há emissão de notas scais para
receber doações de dinheiro.
As empresas quando doam produtos
de sua produção ou comercialização,
fazem uma nota scal para acompanhar
o produto.
Um alerta de grande importância ca por
conta de tomar cuidado com a procedência
dos itens que estão sendo doados para
evitar a entrada de produtos ilícitos ou
de procedência duvidosa (roubados ou
contrabandeados).
Recomenda-se ainda que seja adotado um
critério de registrar os dados dos doadores
com vistas a evitar dissabores com a justiça
criminal.
Emitir notas scais não signica
necessariamente pagar impostos, mas sim
um ato de cidadania e respeito. A emissão é
obrigatória, conforme lei federal 8.846/94.
IMPOSTO DE RENDA E A
CONTRIBUIÇÃO SOCIAL
SOBRE O LUCRO LÍQUIDO
As associações carão isentas,
automaticamente, do Imposto de
Renda e a Contribuição Social sobre o
Lucro quando cumprir com o previsto
no artigo 174 do Decreto 3.000/99
(Regulamento do Imposto de Renda),
como segue:
a) Não remunerar, por qualquer forma,
seus dirigentes pelos serviços prestados.
b) Aplicar integralmente seus recursos
na manutenção e desenvolvimento dos
seus objetivos sociais.
c) Manter escrituração completa de
suas receitas e despesas em livros
revestidos das formalidades que
assegurem a respectiva exatidão.
d) Conservar em boa ordem, pelo
prazo de cinco anos, contado da
data da emissão, os documentos que
comprovem a origem de suas receitas
e a efetivação de suas despesas, bem
assim a realização de quaisquer outros
atos ou operações que venham a
modicar sua situação patrimonial.
e) Apresentar, anualmente, Declaração
de Rendimentos, em conformidade
com o disposto em ato da Secretaria da
Receita Federal.
Impostos
Os principais impostos existentes são:
Imposto de Renda
Contribuição Social
sobre o Lucro
PIS
Cons
ICMS
ITCMD
ISS
Trabalhistas
PIS
O PIS incide à alíquota de 1% do total da
folha de salários de qualquer organização,
exceto as que possuírem CEBAS.
COFINS
A COFINS, por ser considerada uma
Contribuição ao invés de imposto, não
possui isenção e incide à alíquota de 7,6%
sobre das receitas obtidas com a prestação
de serviços ou vendas.
A incidência deste imposto é controverso e
diversas associações já ganharam o direito de
não recolhê-la. Procure a contabilidade e leve o
assunto a uma assembléia para determinar se
sua entidade vai pagar ou não.
Entidades que possuem CEBAS não recolhem
este imposto
ICMS
O ICMS incide exclusivamente sobre o
valor da vendas de mercadorias. Só se
paga, se houver vendas.
ITCMD
O ITCMD incide sobre as doações
recebidas. No Estado de São Paulo
a alíquota é de 4% sobre as doações
recebidas que excederem a 2.500 UFESP
(unidades scais do Estado) no ano, por
CPF ou CNPJ.
É possível requerer isenção deste imposto.
Veja os critérios com a contabilidade.
As entidades que possuem CEBAS não
recolhem este imposto, mas precisam requerer
o reconhecimento desta imunidade tributária.
ISS
O ISS incide sobre os serviços prestados
e sua alíquota é determinada pela
Prefeitura.
É possível requerer isenção deste imposto.
Veja os critérios com a contabilidade.
As entidades que possuem CEBAS não
recolhem este imposto, mas precisam requerer
o reconhecimento desta imunidade tributária.
TRABALHISTAS
O Principal imposto trabalhista é o
INSS – Previdência Social, do qual não
há isenção, fazendo com que todas as
entidades recolham, porém as entidades
que possuem CEBAS, deixam de
recolher, por ser considerado imunidade
tributária.
Ministério da Fazenda • Secretaria da Receita Federal
Superintendência Regional da Receita Federal
8ª Região Fiscal • Solução de Consulta nº 89 de 3 de abril
de 2001
ASSUNTO: Contribuição para o Financiamento
da Seguridade Social - Cons
EMENTA: Isenções. Associações Sem Fins Lucrativos. De
acordo com o art. 14, X c/c art. 13, IV, da Medida Provi-
sória nº 1.858-6/1999, (atualmente Medida Provisória nº
2.113-29, de 27/03/2001), a partir de 1º de fevereiro de
1999, são isentas da Contribuição para o Financiamento
da Seguridade Social - Cons as receitas das associa-
ções sem ns lucrativos a que se refere o art. 15 da Lei
nº 9.532/1997, relativas a suas atividades próprias, assim
entendidas suas receitas típicas, como as contribuições,
doações e anuidades ou mensalidades de seus associa-
dos e mantenedores, destinadas ao custeio e manuten-
ção da instituição e execução de seus objetivos estatu-
tários, mas que não tenham cunho contraprestacional.
O benefício em questão não se aplica a receitas que
auram, as quais não atendam a tal critério, decorrentes
de atividades que desempenhem comuns às dos agen-
tes econômicos, notadamente as de caráter contrapres-
tacional, como a venda de mercadorias e prestação de
serviços, inclusive as receitas de matrículas e mensalida-
des de cursos ministrados pelas entidades educacionais,
ainda que destinados exclusivamente a seus associados
e sem a nalidade de obtenção de lucro.
Os extratos
bancários
serão a base
do trabalho
Participação da
contabilidade
Em atendimento à legislação
brasileira, todas as pessoas jurídicas
que possuírem CNPJ são obrigadas a
manter escrituração contábil de suas
atividades operacionais, nanceiras e
patrimoniais. (§ 2º. do artigo 44 e artigo
1.179 – lei federal 10.406/02);
Dessa escrituração técnica (artigo
1183 e 1184 da lei 10.406/02)
resultará um livro denominado “Livro
Diário Contábil”, (artigo 1180 da lei
10.406/02), que conterá também o
Balanço Patrimonial, a Demonstração
de Resultados, além de outras
peças técnicas e a Nota Explicativa
que descreverá a forma como sua
organização vive, trata seus projetos,
seus atendimentos, suas fontes de
recursos, suas gratuidades, doações, etc;
São dois momentos em que o
envolvimento da contabilidade se
faz presente, sendo o primeiro por
ocasião do planejamento das ações,
dos levantamentos de custos para
elaboração dos projetos e dos planos de
ação.
A segunda etapa é a mais corriqueira
e conhecida, pois envolve levar para
a contabilidade todos os documentos
que deram origem aos
seus projetos, tais como:
contratos, convênios e
termos de doação, bem
como os extratos bancários,
de aplicações nanceiras,
além das notas, cupons e
recibos que envolvam o dia a dia.
Com os projetos em andamento, todos
os gastos incorridos precisarão estar
munidos de documentação scal* e
explicação da origem dos recursos,
ou seja, qual a rubrica está vinculada,
quem autorizou este gasto e qual a sua
nalidade.
*Tudo em nome da Organização com destaque
para o nome do projeto, do nanciador e o número
do convênio/contrato.
Recomenda-se que, antes de iniciar
o envio de materiais, seja feita uma
reunião com os prossionais da
contabilidade para ajustar a melhor
nomenclatura dos planos de contas
que serão empregados nos livros da
organização.
Cada rubrica que estiver em seu
plano de trabalho precisará de
acompanhamento da contabilidade que
vinculará a respectiva nota scal com
o gasto.
Notas Fiscais, Cupons scais,
Notas de Débito, Recibo de locação,
contratos de mútuo, relatório de
doadores esclarecendo cada tipo
de doação, notas scais de doação,
relatórios de despesas, relatório do
voluntariado e seus comprovantes,
guias pagas em geral.
Tendo em vista que a contabilidade vai
registrar tudo o que ocorreu durante
o período, recomenda-se que seja
enviado o relatório de atividades com a
maior brevidade possível.
A falta de registros contábeis,
além de descumprimento da lei,
deixa a organização vulnerável a
ilações sobre lavagem de dinheiro,
receptação, corrupção, entre outros.
(COAF – Ministério Público e
Receita Federal)